Όλοι πάντα χάνουν κάτι. Μερικές φορές κάτι σημαντικό – και αυτό είναι ιδιαίτερα απογοητευτικό. Πιθανώς όλοι θα μπορούσαν να κάνουν περισσότερα αν μπορούσαν να διαχειριστούν λίγο καλύτερα τον εαυτό τους και τον χρόνο τους, να οργανώσουν την εργασία και τη ζωή τους με μεγαλύτερη επιτυχία.
Αν σας έρχονται τέτοιες σκέψεις από καιρό σε καιρό, μπορείτε να πάρετε εργαλεία διαχείρισης χρόνου για τον εαυτό σας. Σας βοηθούν να διαχειρίζεστε καλύτερα τον χρόνο σας.
Η παραγωγικότητά σας καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο αποτελεσματικά κατανέμετε το φόρτο εργασίας σας. Και αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν πρέπει να εξισορροπήσετε ταυτόχρονα πολλά έργα και προτεραιότητες στην εργασία σας.
Όταν είστε καταβεβλημένοι από ένα μη ισορροπημένο φόρτο εργασίας, οι προθεσμίες χάνονται, η συνολική παραγωγικότητα υποφέρει και αισθάνεστε εξαντλημένοι.
Προκειμένου να διατηρήσετε τη μέγιστη παραγωγικότητα, πρέπει να έχετε μια στρατηγική για την κατανομή των πόρων στα σωστά έργα και εργασίες τη σωστή στιγμή.
Ακολουθούν λοιπόν 5 εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε την εργάσιμη ημέρα σας.
Τι είναι το Monday.com
Το Monday.com είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων σχεδιασμένο τόσο για ομάδες όσο και για μεμονωμένους χρήστες. Ένα εργαλείο για τη διαχείριση, την παρακολούθηση και την ανταλλαγή δεδομένων με υπαλλήλους, συνεργάτες και πελάτες, σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε έργα καθώς και μεμονωμένες επιχειρησιακές ή προσωπικές εργασίες, να συντονίζετε τις δραστηριότητες στην ομάδα και με τους συνεργάτες.
Για να αρχίσετε να εργάζεστε με την υπηρεσία πρέπει να περάσετε από το στάδιο της εγγραφής. Για να το κάνετε αυτό πρέπει να κάνετε μερικά βήματα – να καθορίσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το όνομα του οργανισμού σας και να επιλέξετε το όνομα του τομέα. Λάβετε υπόψη ότι, αν καταχωρείτε ένα γραφείο για ομαδική εργασία, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση εργασίας σας.
Μόλις περάσετε όλα τα βήματα της εγγραφής, το γραφείο σας θα ανοίξει μπροστά σας και αμέσως θα έχετε μια επιλογή.
Η υπηρεσία προσφέρει 71 πρότυπα πινάκων εργασίας για διάφορες εργασίες – από ένα μεγάλο έργο μέχρι τις εργασίες του τμήματος πωλήσεων. Πρέπει να ειπωθεί ότι τα πρότυπα είναι καλά μελετημένα όσον αφορά τη λογική της διατήρησης ορισμένων εργασιών, και ακόμη και η λειτουργικότητα των εργασιών είναι ήδη διαμορφωμένη στις ιδιαιτερότητές τους.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δημιουργήσετε έναν πίνακα εργασίας χωρίς προκαθορισμένα πρότυπα. Σε αυτή την περίπτωση, θα διαμορφώσετε την εμφάνισή του ανάλογα με τις εργασίες και τις ανάγκες σας.
Τι είναι το ClickUp
Το ClickUp είναι μια υπηρεσία που περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για τη διαχείριση εργασιών. Η υπηρεσία είναι διαισθητική για τον χρήστη, ο ελαφρύς σχεδιασμός και τα σεμινάρια που εμφανίζονται την πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε το ClickUp θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τις βασικές λειτουργίες μέσα σε μια ώρα. Το ClickUp συνδυάζει δεκάδες διαφορετικές λειτουργίες: σύνταξη λίστας στόχων και εργασιών, συνομιλία, δημιουργία εγγράφων, ειδοποιήσεις, προγραμματισμός και πολλά άλλα.
Οι στόχοι και τα καθήκοντα του ClickUp είναι διατεταγμένα σε μια ιεραρχία:
- Ο “Χώρος εργασίας” είναι η βάση της ιεραρχίας, αντιπροσωπεύει τις δραστηριότητες του οργανισμού στο σύνολό του.
- Ο “Χώρος εργασίας” υποδιαιρείται σε “Χώρους” με τη δική τους δομή. Κάθε “Χώρος” έχει τις δικές του ρυθμίσεις και οι χρήστες, για παράδειγμα, μπορούν να συνδυάζουν υπαλλήλους από το ίδιο τμήμα.
- Τα “Φύλλα” είναι ένας φάκελος που αποτελείται από μεμονωμένες “Εργασίες”, “Λίστες ελέγχου”, “Υποεργασίες” που είναι αποθηκευμένες σε “Χώρους”.
Υπάρχουν διάφορες επιλογές για την προβολή εργασιών και άλλων στοιχείων διαχείρισης έργων στην υπηρεσία: πίνακας οργάνων, φύλλο εργασιών, πίνακας kanban, ημερολόγιο και διάγραμμα Gantt.
Οι εργασίες στο ClickUp μπορούν να προσαρμόζονται πλήρως στις ανάγκες του χρήστη: να αλλάζουν χρώμα, να προσθέτουν συνδέσμους, έγγραφα, εικόνες και βίντεο, διαγράμματα, να αναθέτουν ρόλους σε υπαλλήλους, να συνομιλούν, να ορίζουν προθεσμίες κ.λπ.
Τι είναι το Toggl
Το Toggl είναι μια διαδικτυακή υπηρεσία για την παρακολούθηση τόσο του προσωπικού όσο και του ομαδικού σας χρόνου. Η υπηρεσία είναι κατάλληλη για την ακριβή και διαφανή παρακολούθηση της εργασίας στο πλαίσιο ενός πελάτη, για τη διαχείριση του χρόνου των εργαζομένων ή για την αύξηση της προσωπικής παραγωγικότητας. Θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε αναφορές χρήσης χρόνου ή να εξάγετε χρονοδιαγράμματα.
Τα κύρια χαρακτηριστικά του Toggl:
- Ρύθμιση έργων, πελατών, εργασιών και ετικετών.
- Παρακολούθηση χρόνου.
- Αναφορά.
- Ταμπλό.
- Χρώματα έργου.
- Επίπεδα δικαιωμάτων πρόσβασης.
- Ομάδες χρηστών.
- Απενεργοποίηση χρηστών.
- Επέκταση Chrome.
- Εισαγωγή από άλλες υπηρεσίες.
- Λειτουργία εκτός σύνδεσης.
- Αρχειοθέτηση έργων.
- Μαζικές αλλαγές.
- Πληρωμένα ποσοστά.
- Εξαγωγή αναφορών στο Excel (XLS).
- Στρογγυλοποίηση δεκαδικών ψηφίων σε αναφορές.
Τι είναι το Calendly
Το Calendly είναι μια υπηρεσία που είναι έτοιμη να αντικαταστήσει το τηλέφωνο και το ταχυδρομείο για τον ταχύτερο προγραμματισμό διαφόρων συναντήσεων.
Σας επιτρέπει να ρυθμίζετε υπενθυμίσεις στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το σχεδιασμό τους, την επωνυμία της υπηρεσίας, τη δημιουργία ομαδικών εκδηλώσεων και συνδέσμων πρόσκλησης, τη δημιουργία αναφορών και την ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές.
Τα κύρια χαρακτηριστικά του Calendly:
- Πρόσβαση στο API.
- Ταμπλό ομάδας και προγραμματισμός εκδηλώσεων.
- Αυτόματη ειδοποίηση μέσω ταχυδρομείου.
- Ομαδικές εκδηλώσεις.
- Αυτόματες υπενθυμίσεις.
- Προσαρμόσιμα πρότυπα.
- Εξατομικευμένος σύνδεσμος πρόσκλησης.
- Προσαρμοζόμενη επωνυμία.
- Τύποι εκδηλώσεων.
- Μυστικές εκδηλώσεις.
- Παρακολούθηση δραστηριοτήτων.
- Εργαλεία συνεργασίας.
- Εκθέσεις και στατιστικά στοιχεία.
- Βάση γνώσεων.
Τι είναι το ActiveCollab
Το ActiveCollab είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο για τη διαχείριση έργων και τη δημιουργία μιας πλατφόρμας συνεργασίας. Αποθηκεύει όλα τα δεδομένα των έργων σε ένα μέρος, διαχειριζόμενο τα έργα και τις επιχειρηματικές διαδικασίες κεντρικά. Μπορεί να εγκατασταθεί είτε σε διακομιστή είτε να χρησιμοποιηθεί στο cloud, μετρώντας την πρόοδο των έργων και διαχειριζόμενο χρόνο. Το ActiveCollab σας επιτρέπει να αξιολογείτε την απόδοση των εργαζομένων, να αναλύετε τα προφίλ των εργαζομένων κ.λπ.
Το ActiveCollab προσφέρει ένα πλήρες σύνολο εργαλείων για τη διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών, έργων και εργασιών. Οι εργασίες αξιολογούνται με βάση την παραγωγικότητα της εργασίας. Το ActiveCollab γνωρίζει πώς να παρακολουθεί το χρόνο και το κόστος του έργου, ώστε να μπορείτε να εκτιμήσετε το ακριβές κόστος του.
Τα κύρια χαρακτηριστικά του ActiveCollab:
- Κέντρο Συνεργασίας Έργων.
- Προσαρμόσιμη αρχική οθόνη.
- Ενσωμάτωση συστήματος ελέγχου εκδόσεων.
- Εκτίμηση και παρακολούθηση του χρόνου και του κόστους.
- Ενσωμάτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Ομαδική συνεργασία.
- Διαχείριση έργων.
- Διαχείριση εργασιών.
- Διαχείριση λογαριασμού.
- Ημερολόγιο.
- Διαχείριση αρχείων.
- Επεξεργασία εγγράφων από κοινού.
- Προεπισκόπηση των προφίλ σας.
- Δοκιμή 30 ημερών.
- Επεκτάσιμα σχέδια.
- Προσθήκη πολλαπλών χρηστών.
- Μηνιαία και ετήσια τέλη.
- Εφαρμογές για κινητά.
- Διαδικτυακή υποστήριξη.
Το σωστό εργαλείο διαχείρισης φόρτου εργασίας θα απλοποιήσει τις χρονοβόρες εργασίες και θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε αποτελεσματικά τον φόρτο εργασίας σας, ώστε τα έργα σας να εξελίσσονται σωστά.
Η επένδυση σε λογισμικό διαχείρισης φόρτου εργασίας δεν θα βελτιώσει απλώς τη διαχείριση της ροής εργασιών, αλλά θα αποδώσει στην μεγαλύτερη επιτυχία των έργων σας. Αξίζει περισσότερο από το βάρος του σε χρυσό.
