Καθώς όλο και περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται εξ αποστάσεως, είναι σημαντικό να ρυθμίζετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν πότε βρίσκεστε μακριά από τον υπολογιστή σας. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν βρίσκεστε σε διακοπές ή εκτός γραφείου για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ευτυχώς, το Gmail διευκολύνει τη ρύθμιση των απαντήσεων εκτός γραφείου. Ωστόσο, τα ακριβή βήματα διαφέρουν ανάλογα με το αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για κινητά ή την επιτραπέζια έκδοση του Gmail.
Πώς να ρυθμίσετε τις απαντήσεις των απαντητών διακοπών στην επιφάνεια εργασίας του Gmail
Στην έκδοση για υπολογιστές, αντί για τη λειτουργία απάντησης εκτός γραφείου, θα βρείτε ένα απαντητικό πρόγραμμα διακοπών. Αυτές οι λειτουργίες λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο, ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε έναν απαντητή διακοπών. Η ρύθμιση ενός απαντητή διακοπών σε μια επιφάνεια εργασίας του Gmail είναι μια εύκολη διαδικασία που διαρκεί μόνο λίγα λεπτά. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ρυθμίσετε την απάντηση εκτός γραφείου:
- Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο του γραναζιού στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
- Επιλέξτε “Δείτε όλες τις ρυθμίσεις” από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα “Γενικά” στο επάνω μέρος της σελίδας ρυθμίσεων.
- Μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα “Vacation responder”.
- Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στο “Vacation responder on”. Αυτό θα ενεργοποιήσει τον ανταποκριτή διακοπών.
- Προσαρμόστε το μήνυμά σας εκτός γραφείου στα πεδία που παρέχονται. Μπορείτε να ορίσετε τη γραμμή θέματος και το σώμα του μηνύματος της απάντησής σας εκτός γραφείου.
- Προαιρετικά, επιλέξτε πρόσθετες ρυθμίσεις, όπως η αποστολή της απάντησης σε άτομα στις επαφές σας ή η αποστολή της απάντησης μόνο κατά τη διάρκεια συγκεκριμένων ωρών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αν θα στέλνετε την απάντηση σε άτομα εκτός του οργανισμού σας ή μόνο σε άτομα εντός αυτού.
- Κάντε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση αλλαγών” για να ενεργοποιήσετε την απάντηση εκτός γραφείου.
Μόλις ενεργοποιηθεί η απάντηση εκτός γραφείου, όποιος σας στείλει ένα email θα λάβει αυτόματα την προσαρμοσμένη απάντησή σας. Είναι σημαντικό να θυμάστε να απενεργοποιείτε την απάντηση εκτός γραφείου μόλις επιστρέψετε στο γραφείο, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν ότι είστε διαθέσιμοι. Απλώς επιστρέψτε στις ρυθμίσεις του Gmail σας και απενεργοποιήστε τον διακόπτη εναλλαγής της απάντησης διακοπών. Η απάντηση εκτός γραφείου δεν θα αποστέλλεται πλέον στους ανθρώπους.
Πώς να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου στο Gmail στην εφαρμογή για κινητά
Η ρύθμιση μιας αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου στο Gmail στην εφαρμογή για κινητά είναι ένας βολικός τρόπος για να ενημερώνετε τους ανθρώπους ότι δεν είστε διαθέσιμοι να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Gmail στην κινητή σας συσκευή.
- Πατήστε το εικονίδιο του μενού χάμπουργκερ στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
- Μετακινηθείτε προς τα κάτω και πατήστε “Ρυθμίσεις”.
- Στη συνέχεια, μετακινηθείτε προς τα κάτω και πατήστε “Αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου”.
- Ενεργοποιήστε το διακόπτη “Αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου”.
- Ορίστε τις ημερομηνίες “Πρώτη ημέρα” και “Τελευταία ημέρα” για τις διακοπές σας. Μπορείτε επίσης να ορίσετε τη ζώνη ώρας για την τοποθεσία σας.
- Προσαρμόστε το μήνυμα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου στο πεδίο “Μήνυμα”. Αν θέλετε να στέλνετε την αυτόματη απάντηση μόνο στις επαφές σας, ενεργοποιήστε το διακόπτη “Αποστολή μόνο στις επαφές μου”.
- Πατήστε το κουμπί “Αποθήκευση” στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.
Μόλις ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, η Αυτόματη Ανταπόκριση εκτός γραφείου θα ρυθμιστεί και θα ενεργοποιηθεί. Όποιος σας στείλει email κατά τη διάρκεια των καθορισμένων ημερομηνιών, θα λάβει το προσαρμοσμένο μήνυμά σας που θα τον ενημερώνει ότι δεν είστε διαθέσιμος.
Συμβουλή για τη δημιουργία μηνυμάτων εκτός γραφείου
Η δημιουργία ενός μηνύματος εκτός γραφείου μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση, ειδικά αν θέλετε να βρείτε τη σωστή ισορροπία μεταξύ του ενημερωτικού και του επαγγελματικού χαρακτήρα. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να έχετε κατά νου κατά τη σύνταξη του μηνύματός σας εκτός γραφείου:
- Κρατήστε το σύντομο και περιεκτικό: Το μήνυμά σας εκτός γραφείου πρέπει να είναι σύντομο και ευανάγνωστο. Να θυμάστε ότι οι άνθρωποι που το λαμβάνουν είναι πιθανότατα πολυάσχολοι, οπότε μην τους αναγκάσετε να περάσουν από περιττές πληροφορίες.
- Παρέχετε χρήσιμες πληροφορίες: Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με το πότε θα λείπετε από το γραφείο και πότε θα επιστρέψετε, καθώς και οποιαδήποτε σχετικά στοιχεία επικοινωνίας για άτομα που χρειάζονται βοήθεια κατά τη διάρκεια της απουσίας σας.
- Να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τη διαθεσιμότητά σας: Αν ελέγχετε σποραδικά το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ενώ είστε εκτός γραφείου, ενημερώστε τους ανθρώπους. Εναλλακτικά, αναφέρετε και αυτό αν δεν θα ελέγχετε καθόλου το email σας.
- Χρησιμοποιήστε επαγγελματικό τόνο: Ακόμα κι αν είστε εκτός γραφείου, θέλετε να διατηρήσετε έναν επαγγελματικό τόνο στο μήνυμά σας. Αποφύγετε τη χρήση αργκό ή υπερβολικά καθημερινή γλώσσα και βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας δεν περιέχει τυπογραφικά και γραμματικά λάθη.
- Προσαρμόστε το μήνυμά σας: Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσαρμόσετε το μήνυμά σας στο συγκεκριμένο κοινό στο οποίο θα το στείλετε. Για παράδειγμα, αν είστε εκτός γραφείου για ένα συνέδριο, ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το συνέδριο ή την τοποθεσία του.
- Δοκιμάστε το μήνυμά σας: Πριν ενεργοποιήσετε το μήνυμα εκτός γραφείου, στείλτε ένα δοκιμαστικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας ή σε έναν συνάδελφο για να βεβαιωθείτε ότι όλα φαίνονται και ακούγονται όπως θέλετε.
- Ορίστε τις προσδοκίες: Ενημερώστε τους ανθρώπους για το πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς. Αυτό θα βοηθήσει στη διαχείριση των προσδοκιών τους και θα μειώσει τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε.
Να θυμάστε ότι το μήνυμα εκτός γραφείου αντανακλά τον επαγγελματισμό σας και τον οργανισμό σας. Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα που παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζονται οι άνθρωποι, διατηρώντας παράλληλα έναν επαγγελματικό τόνο.
