Az elektronikus aláírás kényelmes módja egy dokumentum jogszerűségének megerősítésének, vagy egyszerűen csak a felelősségvállalás megőrzésének. Nem kell sehová sem mennie, minden nagyon gyorsan és egyszerűen történik.

Van lehetőség kézzel írott aláírás létrehozására a Google Dokumentumokban?

A klasszikus bélyegzők és aláírások már régóta nem léteznek – mostanra az elektronikus vagy digitális aláírások vették át a helyüket. Ez utóbbiak titkosítottak, ami minden felhasználó számára egyedi, és virtuális ujjlenyomatként működik. Emellett hitelesíti és védi a dokumentumban szereplő információkat.

A digitális aláírásoknak más a megjelenésük – ezek a hagyományos kézzel írott aláírásoknak felelnek meg. Szó szerint még az eljárás is ugyanaz – csak alá kell írni, a szokásos módon, csak használjon számítógépes egeret, tollat, vagy akár csak az ujját az érintőképernyőn.

És bár az elektronikus aláírás sokkal kényelmesebb, mert még csak el sem kell hagynia otthonát/irodáját, hogy aláírja a dokumentumot, a jogszerűségüket az adott ország szabályai határozzák meg. Számos modern vállalat azonban már támogatja a jogilag elismert dokumentumhitelesítési formát.

Aláírás elhelyezése a Google Dokumentumokba

A Google Dokumentumokban mindent kiszámítanak, és ebben az esetben a fejlesztők már beépítettek egy aláírási lehetőséget. Ehhez mindössze egy működő számítógépes egérrel vagy tollal kell rendelkeznie. Laptopról természetesen szintén lehet, de nem lesz kényelmes az aláírás.

• Nyissa meg a Google Docs fájlt
• Vigye a kurzort a dokumentum aláírásának helyére.

• A fenti menüsorban nyissa meg a “Beszúrás” részt.

• Válassza ki a “Rajz” opciót a legördülő menüből, majd kattintson az “Új” gombra.

• Egy új “Rajzolás” ablak jelenik meg. A képernyő tetején láthatja a rendelkezésre álló eszközöket és funkciókat. Kattintson a “Vonal” gombra a legördülő menü megnyitásához.
• Válassza a “Scribble” lehetőséget a lehetőségek listájából. Az egérrel írja be az aláírását a dokumentumba.

• Ha végzett, kattintson a “Mentés és bezárás” gombra.

Ha az elektronikus aláírást kell beállítania, egyszerűen olvassa el az alábbi útmutatót:

• Válassza ki a képet a képre kattintva
• A kék körvonal alatt egy kis sáv jelenik meg. Kattintson a “Szerkesztés” gombra az aláírás módosításához.
• Ha szeretne néhány haladóbb módosítást végezni, kattintson a jobb oldalon lévő három pontra.
• Egy legördülő menü jelenik meg három szekcióval. A kép magasságának és szélességének beállításához válassza a “Méret és elforgatás” lehetőséget. Az aláírás szövegen belüli pozíciójának megváltoztatásához válassza a “Szövegtekercselés” lehetőséget. Az aláírásnak a dokumentumban egy másik helyre történő áthelyezéséhez válassza a “Pozíció” lehetőséget.

Az aláírás eltávolításához a Google Dokumentumokból használja ezt az útmutatót:

• Válassza ki az aláírást, ha rákattint
• Nyissa meg a “Szerkesztés” részt a dokumentum feletti menüben.
• Válassza ki a “Vágás” opciót a legördülő menüből.
• Sokkal gyorsabb módja lesz a billentyűzet használatával. Tartsa lenyomva a “CTRL + X” billentyűkombinációt, vagy nyomja meg a “Delete” gombot.

Elektronikus aláírás létrehozása a Google Dokumentumokban harmadik féltől származó alkalmazásokon keresztül

Ne felejtse el, hogy további kiegészítők és bővítmények is léteznek, amelyek segítenek abban az esetben, ha a klasszikus módszer nem segít vagy nem eléggé működőképes. Ezek közé a bővítmények közé tartoznak a következők: PandaDoc, HelloSign, SignRequest for Google Docs, Signable és DottedSign.

A DocuSign azonban a legjobb a maga nemében. Használja ezt az útmutatót, hogy Chrome böngészőn keresztül e-aláírást illesszen be a Google Dokumentumokba:

• Google Docs fájl megnyitása
• Kattintson a fenti menüsor “Add-ons” gombjára a Google Workspace Marketplace eléréséhez.
• Válassza ki a “Get Add-ons” opciót a legördülő menüből.
• DocuSign keresése a beépített keresősáv segítségével
• Kattintson a telepítéshez
• Ha ezzel megvagyunk, a “Sign with DocuSign” opció megjelenik az Add-ons legördülő menüben.

A bővítmény böngészőjéhez való hozzáadásához kövesse az alábbi lépéseket:

• Nyissa meg a Chrome-ot, és lépjen a Chrome Webáruházba
• Használja a keresősávot a kiterjesztés megtalálásához
• Kattintson a “Hozzáadás a Chrome-hoz” gombra a jobb oldalon. Ezután kattintson a “Bővítmény hozzáadása” gombra
• Menjen vissza a böngészőjéhez. A jobb felső sarokban kattintson a kis kirakós ikonra a “Bővítmények” megnyitásához.
• Megjelenik egy hozzáférési kérelem. A bővítmény engedélyezéséhez kattintson a “DocuSign eSignature for Chrome” gombra.
• Tűzze a DocuSign ikonját a Chrome-ba, és kattintson a megnyitáshoz.
• Hozzon létre egy DocuSign-fiókot. Ha először szeretné kipróbálni, regisztrálhat egy ingyenes próbaverzióra.

És végül, a bővítmény használatához olvassa el az alábbi utasításokat:

• Nyissa meg a Google Docs fájlt
• Válassza az Add-ons > Sign with DocuSign menüpontot.
• Egy új ablak jelenik meg, amely arra kéri, hogy jelentkezzen be a DocuSign-fiókjába. Adja meg felhasználónevét és jelszavát, majd kattintson az “Enter” gombra.
• Egy új ablak jelenik meg. Kattintson a “Start” gombra
• A DocuSign megkérdezi, hogy ki szeretné aláírni a dokumentumot. Válassza a “Csak én” lehetőséget, ha saját maga szeretné aláírni
• Írja alá, és húzza az aláírását arra a helyre, ahová be kívánja illeszteni a dokumentumba.

Lehetséges PDF-ek és űrlapok aláírása a Google Dokumentumok segítségével?

Igen, a Pdf-fájlokat alá lehet írni, sőt, egy kicsit szerkeszteni is lehet. Mindössze konvertálni kell, azaz egy PDF-fájlt Word-fájlba konvertálni. Ezután követheti a fent leírt eljárást.

• Először is egy ingyenes online eszközzel konvertálnia kell a PDF fájlt Word dokumentumba. Egyszerűen írja be a keresőbe a “pdf to word converter” kifejezést, és kattintson az egyik találatra.
• Töltse le a Word fájlt, és töltse fel a Google Drive-ra.
• Nyissa meg a fájlt a Google Dokumentumok segítségével
• Mostantól a Rajzoló eszköz vagy egy kiegészítő segítségével adhatja hozzá az elektronikus aláírást.

Így mostantól anélkül küldhet aláírt dokumentumokat más kollégáknak vagy partnereknek, hogy elhagyná az irodáját vagy otthonát.