Predstavljajte si tole: sedite za svojo mizo, srkate jutranjo kavo in se nenadoma spomnite pomembnega e-poštnega sporočila, ki ga morate poslati kasneje v dnevu. Toda počakajte, ne želite tvegati, da bi ga pozabili ali poslali prezgodaj. Tu na pomoč priskoči razporejanje e-poštnih sporočil v Outlooku.
Ne glede na to, ali ste uporabnik Outlooka v sistemu Windows, Mac, spletu ali mobilni aplikaciji, smo vam na voljo. Zavedamo se, da ima lahko vsaka platforma edinstven vmesnik in funkcije, zato vas bomo popeljali skozi navodila po korakih, prilagojena vaši napravi.
Kako odložiti e-pošto v Outlooku v sistemu Windows
Outlook v sistemu Windows ponuja priročno funkcijo, ki vam omogoča odložitev dostave e-pošte. To je lahko še posebej koristno, če želite e-poštno sporočilo sestaviti naenkrat, vendar ga poslati pozneje, bolj primerno. Takole lahko to storite:
- Odprite Outlook v računalniku z operacijskim sistemom Windows in kliknite gumb »Nova e-pošta« , da sestavite novo sporočilo.
- E-poštno sporočilo napišite kot običajno , vključno z e-poštnim naslovom prejemnika, zadevo in telesom.
- Ko končate s sestavljanjem e-pošte, kliknite zavihek »Možnosti« na traku na vrhu.
- Kliknite gumb s tremi pikami, da odprete skupino »Več možnosti«.
- V skupini »Več možnosti« kliknite gumb »Zakasnitev dostave« .
- V pogovornem oknu »Lastnosti« potrdite polje zraven »Ne dostavljaj prej« in izberite želeni datum in uro .
- Kliknite »Zapri« , da shranite nastavitve.
- Nazadnje kliknite gumb »Pošlji« , da načrtujete dostavo e-pošte ob določenem času.
Če sledite tem korakom, lahko enostavno odložite dostavo e-pošte v Outlooku v sistemu Windows in zagotovite, da bodo vaša sporočila prispela do prejemnikov ob najprimernejšem času.
Kako načrtovati e-pošto v Outlooku na Macu
Načrtovanje e-pošte na vašem Macu z Outlookom, ne glede na to, ali uporabljate klasično ali novo različico aplikacije, je prepir. V le nekaj preprostih korakih lahko razporedite pošiljanje svojih e-poštnih sporočil ob poznejšem, primernejšem času. Poglobimo se v postopek:
- Zaženite Outlook na vašem Macu in kliknite gumb »Novo e-poštno sporočilo« ali »Novo sporočilo« , odvisno od vaše različice.
- Sestavite svoje e-poštno sporočilo kot običajno , tako da dodate e-poštni naslov prejemnika in vnesete vrstico z zadevo.
- Ko ste pripravljeni načrtovati kasnejšo dostavo e-pošte, poglejte na vrh okna za sestavo e-pošte. Desno od gumba »Pošlji« boste opazili ikono puščice. Kliknite to puščico , da odprete spustni meni, in izberite možnost »Razpored pošiljanja« .
- Prikaže se pogovorno okno, v katerem lahko izberete želeni datum in uro za pošiljanje e-pošte. Izberite ustrezen datum in uro ter kliknite gumb »V redu« .
Treba je omeniti, da čeprav celoten postopek za razporejanje e-poštnih sporočil ostaja enak v različnih različicah Outlooka v sistemu Mac, lahko pride do manjših razlik v uporabniškem vmesniku in možnostih med klasično in novo različico. Te razlike so običajno majhne in kozmetične, kar zagotavlja dosledno izkušnjo na različnih platformah.
Omeniti velja tudi, da je pošiljanje načrtovanih sporočil na Macu možno le, če uporabljate račun Outlook. Če ste v aplikacijo prijavljeni z drugim e-poštnim računom, funkcija razporejenih sporočil ne bo na voljo.
Kako načrtovati e-pošto v Outlooku v spletu
Ena od velikih prednosti Outlooka je njegova dostopnost na različnih platformah, vključno s spletom. Ne glede na vaš operacijski sistem ali brskalnik Outlook v spletu zagotavlja dosledno izkušnjo razporejanja e-poštnih sporočil. Ne glede na to, ali do njega dostopate v sistemu Windows, Mac ali celo mobilni napravi, koraki za načrtovanje e-pošte ostajajo enaki.
- Kliknite »Nova pošta« v zgornjem levem kotu zaslona.
- Sestavite svoje e-poštno sporočilo tako, da dodate e-poštni naslov prejemnika, vnesete vrstico z zadevo in oblikujete telo sporočila, tako kot bi to storili v navadnem e-poštnem sporočilu.
- Ko ste pripravljeni načrtovati kasnejšo dostavo e-pošte, poglejte na vrh okna za sestavo e-pošte. Desno od gumba »Pošlji« boste opazili ikono puščice. Kliknite to puščico , da odprete spustni meni, in izberite možnost »Razpored pošiljanja« .
- Prikazal se bo seznam predlaganih možnosti datuma in časa . Izberete lahko eno od teh prednastavljenih možnosti, ki najbolj ustreza vašim potrebam. Če noben predlog ni primeren, izberite možnost »Čas po meri« in ročno vnesite želeni datum in uro.
- Kliknite gumb »Pošlji«, ko izberete želeni čas dostave.
Če sledite tem preprostim navodilom, lahko preprosto razporedite e-poštna sporočila za kasnejšo dostavo, kar vam omogoča učinkovito upravljanje komunikacije in ostanete organizirani ne glede na to, kje ste.
Kako načrtovati e-pošto v mobilni aplikaciji Outlook
Outlookova mobilna aplikacija vam omogoča načrtovanje e-poštnih sporočil na poti, kar vam omogoča, da ostanete organizirani in nadzorujete svojo komunikacijo. Aplikacija za iOS in Android je podobna, zato se koraki ne bodo razlikovali ne glede na vaš mobilni sistem. Tukaj je opisano, kako lahko načrtujete e-pošto z mobilno aplikacijo Outlook:
- Tapnite gumb »Plus« , da začnete sestavljati novo sporočilo na spodnji desni strani. Sestavite e-poštno sporočilo, vključno s prejemnikovim naslovom, zadevo in telesom.
- Ko končate s sestavljanjem e-pošte, tapnite ikono menija s tremi pikami (Več možnosti) v orodni vrstici za sestavo e-pošte.
- V možnostih menija izberite »Razpored pošiljanja«.
- V pogovornem oknu »Razpored pošiljanja« izberite čas pošiljanja.
- Na koncu se dotaknite gumba »Pošlji« , da načrtujete dostavo e-pošte ob določenem času.
Zaključek: po teh korakih lahko priročno načrtujete e-pošto z mobilno aplikacijo Outlook za upravljanje komunikacije med selitvijo.
Stvari, ki jih morate upoštevati pri načrtovanju e-poštnih sporočil v Outlooku
Načrtovanje e-poštnih sporočil v Outlooku ponuja udobje in prilagodljivost, kar vam omogoča pošiljanje sporočil ob določenem času. Vendar pa je pomembno upoštevati nekaj ključnih dejavnikov za zagotovitev uspešne izvedbe in učinkovite komunikacije. Raziščimo nekaj pomembnih stvari, ki jih morate upoštevati pri načrtovanju e-poštnih sporočil v Outlooku:
- Časovni pasovi : pri razporejanju e-poštnih sporočil je ključnega pomena, da upoštevate časovne pasove svojih prejemnikov. Zagotovite, da je načrtovani čas dostave usklajen z njihovim delovnim časom, da povečate možnosti, da bo vaša e-pošta vidna takoj. Če pošiljate e-pošto prejemnikom v različnih časovnih pasovih, bodite pozorni na časovno razliko in temu prilagodite čas dostave.
- Povezljivost in stanje brez povezave : Za uspešno dostavo načrtovanih e-poštnih sporočil je pomembno, da imate stabilno internetno povezavo. Če je vaša naprava brez povezave ali ni povezana z internetom ob načrtovanem času dostave, e-poštno sporočilo morda ne bo poslano, dokler ponovno ne vzpostavite povezave. Prepričajte se, da je vaša naprava vklopljena in povezana z internetom, da preprečite zamude pri pošiljanju načrtovanih e-poštnih sporočil.
- Urejanje ali preklic načrtovanih e-poštnih sporočil : Outlook omogoča urejanje ali preklic načrtovanih e-poštnih sporočil, preden so poslana. Če morate spremeniti ali preklicati načrtovano e-pošto, poiščite e-pošto v mapi »Osnutki« ali »Načrtovano«. Od tam lahko odprete e-pošto, naredite vse potrebne spremembe, prestavite ali prekličete načrtovano dostavo. Ta funkcija vam omogoča, da popravite morebitne napake ali posodobite vsebino svojih e-poštnih sporočil, tudi če jih razporedite.
- Opomnik za nadaljnja obvestila : Načrtovanje e-poštnih sporočil v Outlooku ni omejeno na začetno komunikacijo. Funkcijo razporejanja lahko uporabite tudi za nastavitev opomnikov za nadaljnja e-poštna sporočila. Razmislite o načrtovanju opomnika zase, ko pošljete pomembno e-pošto, ki zahteva odgovor ali nadaljnje ukrepanje. Tako lahko zagotovite, da ne boste pozabili prejemnika obvestiti ob ustreznem času, s čimer povečate možnosti za pravočasen odziv in ohranite učinkovito komunikacijo.
- Upoštevajte nujnost in ustreznost : Čeprav je načrtovanje e-poštnih sporočil lahko priročno, je nujno upoštevati nujnost in ustreznost sporočila. Ocenite, ali je potrebno načrtovati e-poštno sporočilo ali ga je mogoče poslati takoj. Nekatera sporočila zahtevajo takojšnjo pozornost ali pa lahko z zamudo izgubijo pomembnost. Po svoji presoji določite, kdaj je razporejanje primerno in kdaj poslati e-pošto takoj.
Načrtovanje e-poštnih sporočil v Outlooku lahko bistveno poveča vašo produktivnost in organizacijo. Ne pozabite uporabiti teh nasvetov, da kar najbolje izkoristite funkcijo razporejanja e-pošte v Outlooku in poenostavite komunikacijski tok dela.
