Google Docs 是一种流行的基于云的文字处理平台，它提供了一种无缝且高效的方式来创建文档并与他人共享。然而，确保您的共享文档保持私密性并且只有授权人员才能访问至关重要。 Google 文档为此提供了几个方便的工具。让我们了解如何在 Google 文档中共享文档。
如何通过桌面私下共享 Google 文档
通过桌面私下共享 Google 文档提供了一种方便、安全的方式与他人协作，同时保护敏感信息。由于大多数用户在计算机上使用 Google 文档，因此我决定从桌面版 Google 文档开始。
- 您想要私下共享的Google 文档。
- 在右上角，单击蓝色的“共享”按钮。
- “与他人共享”窗口将显示共享设置。默认情况下，它可能设置为“知道链接的任何人都可以查看”。要更改共享设置，请单击共享设置旁边的下拉菜单，然后选择“受限”。
- 选择“受限”后，您可以开始添加协作者。在文本框中，输入您想要与其共享文档的人员的电子邮件地址。当您键入电子邮件地址时，Google 文档会建议您地址簿中的匹配联系人。您可以选择适当的联系人以节省时间。
- 使用电子邮件地址旁边的下拉菜单选择您要授予每个协作者的访问级别。选项包括“编辑者”、“评论者”和“查看者”。
- 如果需要，您可以将消息添加到发送给协作者的电子邮件通知中。
- 配置共享设置并添加协作者后，单击蓝色的“发送”按钮。
Google 文档将通过电子邮件向指定协作者发送邀请，通知他们有关共享文档的信息。协作者可以单击电子邮件中的链接来访问文档。一旦他们打开文档，他们将拥有您设置的权限，允许他们根据其访问级别编辑、评论或查看文档。
请注意，只有登录到您发送邀请的 Google 帐户的用户才能访问和查看此文档。如果您从其他 Google 帐户或在私密模式下打开此邀请，此链接将阻止该文档。
如何在移动应用上私密共享 Google 文档
如果您在旅途中或者更喜欢使用智能手机或平板电脑工作，那么了解移动设备上也提供安全共享功能将会很有用。尽管它看起来可能比桌面上更令人困惑。为此，您需要以下内容：
- 在应用程序的主屏幕中，找到并点击您想要私密共享的文档。这将打开该文档。
- 打开文档后，查找屏幕右上角的共享按钮。它类似于带有加号的人的轮廓。点击共享按钮以进入共享选项。
- 在共享选项中，您将看到当前的共享设置。默认情况下，它可能设置为“知道链接的任何人都可以查看”。要更改共享设置，请点击“管理访问”部分下的“人员”按钮。
- 在列表中选择“知道链接的任何人”并将其更改为“受限” 。
- 之后，您可以将协作者添加到文档中。返回“共享”菜单。
- 在提供的文本框中，输入您想要与其共享文档的人员的电子邮件地址或姓名。当您键入时，Google 文档会建议您地址簿中的匹配联系人，从而更轻松地选择合适的个人。
- 对于每个协作者，您可以使用下拉菜单选择他们的访问级别（可以查看、可以评论或可以编辑）。
- 配置共享设置并添加协作者后，点击“发送”按钮。
Google 文档将通过电子邮件向指定协作者发送邀请，通知他们有关共享文档的信息。与桌面版本的情况一样，只有当尝试打开该文档的人登录到使用该文档注册的 Google 帐户时，该文档的链接才有效。
如何从 Google 文档下载文档并私下共享
如果您不信任 Google 文档，您还可以使用安全标准高于 Google 文档的第三方服务下载和共享文件。此方法的一个优点是，在这种情况下，其他人可以使用任何文字处理应用程序打开文档，而不仅仅是 Google Docs。
- 找到您想要下载并私下共享的文档。
- 打开所需的文档后，单击菜单栏中的“文件”选项卡。
- 在下拉菜单中，选择“下载”并选择适当的文件格式（例如 PDF、Microsoft Word 等）。
- 如果需要，删除或编辑任何机密或敏感数据。
- 选择私人共享的方法：
- 电子邮件附件：撰写新电子邮件，附加下载的文档，然后使用目标收件人的电子邮件地址将其安全地发送给他们。
- 加密文件共享服务：使用提供端到端加密的安全文件共享服务或云存储平台。上传文档并共享访问链接或邀请特定收件人。
- 安全文档共享平台：采用具有精细访问控制和加密选项的安全文档共享平台。上传文档并邀请授权用户访问它。
- 使用 USB 闪存驱动器：您还可以简单地将文档下载到外部 USB 闪存驱动器，然后亲自将该文件交给其他人。
- 使用所选方法私下共享文档，确保收件人获得授权。
如果使用电子邮件附件，请仔细检查收件人的电子邮件地址，并包含一条明确的消息来解释文档的用途。使用加密文件共享服务或安全文档共享平台，提供访问说明以及任何必要的密码或解密密钥。强调维护文件机密性的重要性，并指示收件人不要与未经授权的个人共享文件。
通过执行以下步骤，您可以下载并私下共享 Google 文档文档，从而在保护敏感信息的同时实现安全协作。
